Gewerkte uren bijhouden met Google Agenda

Gebruikers van Google Agenda kunnen gemakkelijk en efficiënt hun werkuren bijhouden, door gegevens uit de agenda te exporteren met de gratis rapportagetool GTimeReport.

Voor wie?
Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers van Google Agenda, die een rapport van hun gewerkte uren nodig hebben.

Hoe werkt het?
Je houdt de gewerkte uren online bij in Google Agenda, in een aparte agenda voor werkuren. Via een gratis tool worden de gegevens uit de agenda geëxporteerd naar een rapport, dat direct het totaal aantal werkuren berekent. Dit rapport kun je downloaden als Excel bestand.

Gratis rapportage van gewerkte uren
Het gebruik van Google Agenda en de rapportagetool GTimeReport is gratis. Je hebt wel een Google Account nodig.

Mogelijkheden en beperkingen
Je hoeft alleen je Google agenda goed bij te houden, en niets in te voeren in een apart programma voor urenregistratie. Door meerdere agenda's aan te maken kun je ook uren bijhouden die aan verschillende projecten zijn besteed. De rapporten van GTimeReport zijn eenvoudig: een lijst van de gewerkte dagen en uren, met omschrijvingen die in de agenda zijn ingevuld. Je kunt de rapporten downloaden als een Excel bestand.

Gewerkte uren bijhouden met Google Agenda

• Ga naar Google Agenda.
• Voor de uren die je in het rapport gaat bijhouden maak je een aparte agenda aan.
• Klik rechtsboven op het wiel icoon en kies Instellingen.
• Klap aan de linkerkant het menu uit bij Agenda toevoegen.
• Kies Nieuwe agenda maken.
• Geef de agenda een naam, bijvoorbeeld "werkuren".
• Agenda maken




• Onder Mijn Agenda's zie je nu de verschillende agenda's. Via de gekleurde vinkjes kun je agenda's zichtbaar en onzichtbaar maken in je overzicht.
  
  
  
  
• Je kunt werk en privé scheiden door de uren in de juiste agenda te plaatsen.
• Om uren in te voeren klik je Maken > Afspraak.

• Klik op het pijltje achter je naam en kies de juiste agenda.



• Je kunt ook later nog iets in de juiste agenda zetten, door op een agenda-afspraak te klikken, en deze te wijzigen.

Een rapport maken van de gewerkte uren

• Let op: je moet de gewerkte uren hebben bijgehouden in Google Agenda.
• Ga naar GTimeReport.
• Klik op Sign in with Google en geef toestemming om in te loggen.
• Vink de juiste agenda aan.
  
  
  


• Geef bij period de periode aan waarvan je een rapport nodig hebt.
• Controleer of bij output de juiste locatie wordt vermeld. Deze moet hetzelfde zijn als de instellingen in Google Agenda.
• Klik op Create report to new window om het rapport op te vragen.




• Controleer of de tijdstippen kloppen. Zo niet, pas dan de locatie-instellingen aan.
• Als het rapport voldoet kun je het printen of exporteren als een Excel document.

Kijk voor een snelle introductie in time management op: De Pomodoro techniek