Urenregistratie met Google Agenda

gratis urenregistratie
Gebruikers van Google Agenda kunnen zeer gemakkelijk werkuren bijhouden, door de gegevens uit de agenda te exporteren met de gratis rapportagetool GTimeReport.

Voor wie?
Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers van Google Agenda, die een urenadministratie of urenverantwoording nodig hebben.

Hoe werkt het?
Je houdt de gewerkte uren bij in Google Agenda. Hierin maak je verschillende agenda's aan, bijvoorbeeld voor werk en privé. Via een gratis tool worden de gegevens uit de agenda geëxporteerd naar een rapport, dat direct het totaal aantal werkuren berekent. Dit rapport kun je downloaden als Excel bestand.

Gratis urenregistratie
Het gebruik van Google Agenda en de rapportagetool GTimeReport is geheel gratis. Het is niet nodig om te registreren. Uiteraard heb je wel een Google Account nodig.

Mogelijkheden en beperkingen
Het grote voordeel is dat je de gegevens overneemt uit Google Agenda: je hoeft geen apart programma te gebruiken, en niets twee keer in te vullen. Je kan de uren bijhouden die je hebt gewerkt in een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand. Door aparte agenda's aan te maken kun je ook uren bijhouden die aan een bepaald project zijn besteed. De rapporten zijn eenvoudig, en bevatten alleen de omschrijvingen die in de agenda zijn ingevuld. Je kan een rapport downloaden, maar de gegevens niet direct koppelen aan een factuur- of boekhoudprogramma.

Handleiding urenregistratie met Google Agenda

  1. Ga naar Google Agenda.
  2. Klik rechtsboven op het wiel icoon en kies Instellingen voor agenda.
  3. Ga naar het tabblad Agenda's.
  4. Je ziet nu de aangemaakte agenda's.
  5. Voor de uren die je in het rapport wil bijhouden maak je een aparte agenda aan.
  6. Klik hiervoor op Nieuwe agenda en geef de agenda een naam, bijvoorbeeld "werkuren".
  7. Agenda maken.


  8. urenregistratie

  9. Onder Mijn Agenda's zie je nu de verschillende agenda's. Door op de gekleurde blokjes te klikken kun je 1 of meerdere agenda's inschakelen. Je hoeft dus niet steeds te schakelen tussen verschillende agenda's.

    urenregistratie

  10. Je kan werk en privé scheiden door de uren in de juiste agenda te plaatsen.
  11. Bij het invoeren van een nieuwe afspraak: klik op Maken en kies bij Agenda de juiste agenda.
  12. Bij een bestaande afspraak: open de afspraak en kies bij Agenda de juiste agenda.

    urenregistratie

  13. Om een rapport aan te maken ga je naar GTimeReport.
  14. Klik op Login to your Google Account (Only Calendar) en geef toestemming om in te loggen.
  15. Vink de juiste agenda aan.

    urenregistratie

  16. Geef bij period de periode aan waarvan je een rapport nodig hebt.
  17. Controleer of bij output de juiste locatie wordt vermeld. Deze moet hetzelfde zijn als de instellingen in Google Agenda.
  18. Klik op Create report to new window om het rapport op te vragen.

    urenregistratie

  19. Controleer of de tijdstippen kloppen. Zo niet, pas dan locatie-instellingen aan.
  20. Als het rapport voldoet kun je het printen of downloaden als Excel document.